5 Fehler im Zeitmanagement – und wie sie Ihren Vertrieb ruinieren

Wenn wir die Geschichten mancher VertrieblerInnen zum Thema Zeitmanagement bei der Arbeit hören, kommt es uns vor, als würden wir uns eine nicht enden wollende Verfolgungsjagd auf einer Kinoleinwand ansehen: Schnell geschnitten, von einem Ort zum nächsten, durch dunkle Häuserschluchten, ohne Atempause, getrieben von der Angst und dem Druck, zu überleben.

Am Ende ist immer etwas zerstört.

Leider fällt das erst auf, wenn die Kamera das Ausmaß des Ganzen einfängt – viel zu spät. Im Film wird die Kulisse wieder aufgeräumt und die Zerstörung ist nicht mehr der Rede wert.

Im Vertrieb darf erst gar nichts schief gehen. Dazu trägt er zu viel zum Umsatz eines Unternehmens bei.

Er lebt von Drehbüchern, Regelungen, Leitfäden, Zielvereinbarungen – und von Stress.

Nichts wird dem Zufall überlassen, bis auf die wichtigste Ressource: Ihre Zeit. Sie werden durch den Tag geschubst von Aufgaben, die Sie eigentlich nicht mehr hätten annehmen dürfen, gejagt von der Angst, Ihre Ziele nicht erreichen zu können. Aber um das vorher einzuschätzen, brauchen Sie einen Überblick. Wie eine Kamera, die das für Sie einfängt. Sie kommen viel zu oft zu spät, als dass es noch zu entschuldigen wäre. Ihr Angebot wird nicht fertig, der Kunde kann nur noch den Kopf schütteln und zu allem Überfluss hört Ihr Smartphone nicht auf zu klingeln!

Schalten Sie es einfach mal aus.

Ja, jetzt!

Und lesen Sie sich stattdessen lieber durch, welche fünf Fehler beim Zeitmanagement Ihren Vertrieb ruinieren. Zeitmanagement ermöglicht die optimale Nutzung der vorhandenen Zeit und ein stressfreies Arbeiten durch Selbstorganisation mit Hilfe verschiedenster analoger und digitaler Methoden.

Sichern Sie sich hierzu gleich unter dem Artikel als PDF Download die Zeitmanagement Checkliste, die Ihrer Planung gefehlt hat.

Mangelndes Selbstmanagement: unvorbereitet heißt unproduktiv

Ein perfekter Auftritt hat im Vertrieb eine ähnliche Priorität, wie die Vorbereitung am Set. Leitfäden für die Kaltakquise am Telefon werden detailliert ausgearbeitet, Verhandlungsmethoden trainiert, der neue Firmenwagen kostet mehr als manch einer in einem Jahr verdient, ebenso die Präsente für potentielle Kunden und die maßgeschneiderten Anzüge. Überall investieren Sie und Ihre Firma – das einzige, was Sie immer sparen möchten, ist Zeit.

Erst einmal müssen Sie sich die Zeit nehmen, sie investieren, um später mehr davon zu haben. Kein Zeitmanagement ohne vorherigen Zeitverlust – klassisches wirtschaftliches Vorgehen, oder? Zeitmanagement und Selbstmanagement gehen dabei Hand in Hand. Zeit lässt sich nämlich nicht managen. Sie lässt sich nur besser nutzen. Sie hingegen können an sich selbst arbeiten und Ihre Selbstorganisation verbessern.

Bevor wir uns also damit beschäftigen, wie Sie Zeit sparen können, erklären wir Ihnen zunächst, wie Sie diese sinnvoll einsetzen. Mangelnde Vorbereitung spart Zeit, verringert aber Ihre Produktivität. So sehr, dass Ihr Vertrieb letztendlich darunter leidet.

Mangelnde Vorbereitung spart Zeit, verringert aber Ihre Produktivität.

Der Vertrieb leidet darunter.

Am Set wie auch im Vertrieb gibt Ihnen Ihr Zeitplan einen Fokus und Orientierung. Jeder Task erhält sein eigenes Zeitfenster. So können Sie sich immer auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Gleichzeitig setzen Sie sich damit einen leichten Druck, der Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten.

Bleiben Sie bei Ihrer Tages- und Wochenplanung realistisch: Sie wird nie zu hundert Prozent aufgehen. Planen Sie Pufferzeiten ein. So kann Ihnen Stress nichts mehr anhaben und Sie können sich voll auf das Verkaufen oder Führen Ihres Teams konzentrieren.

Falsche Prioritäten – Eisenhower wäre enttäuscht

Es bringt wenig, die Postproduktion zu starten, wenn nicht einmal das Casting abgeschlossen ist. Um Ihnen das Problem der falschen Prioritätensetzung näher zu bringen, greifen wir auf ein gängiges Beispiel zurück: Die E-Mail ist wichtiges Kommunikationstool und Zeitfresser zugleich.

“E-Mails sind Fremdsteuerung pur.”

– Ivan Blatter

Starten Sie mit unproduktiven Aufgaben wie dem endlosen Checken Ihres Posteingangs, wird der Rest des Tages nicht produktiver. Das wirklich Wichtige, das Verkaufen, der Kundenkontakt, die Vor- und Nachbereitung Ihrer Termine, bleibt auf der Strecke.

Ordnen Sie Ihre To-Do-Liste nach der Eisenhower-Matrix:

1. Wichtige und dringende Aufgaben: sofort erledigen.
2. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben: Terminieren.
3. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben: delegieren.
4. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben: streichen.

Lernen Sie, nein zu sagen. Nicht jede Aufgabe müssen Sie erledigen. Ordnen Sie sie in Ihre Eisenhower-Matrix ein und wägen Sie ab.

Zu große Aufgaben – Kein Erfolg im Vertrieb

Das Angebot sollte letzte Woche fertig werden, aber Sie haben noch nicht angefangen. Das Problem liegt oft darin, dass große Aufgaben als solche auf die To-Do-Liste gesetzt werden. Teilen Sie diese in kleine Schritte auf. So vermeiden Sie Aufschieben und kommen Stück für Stück voran.

Ähnliche kleine Aufgaben können Sie zusammenfassen und gesammelt erledigen. Arbeiten Sie Aufgaben nacheinander ab – Multitasking führt nur zu Stress und schlechteren Ergebnissen.

Tools zum Zeitmanagement

Fünfzehn bis zwanzig Minuten – so lange dauert es, bis Sie sich wieder konzentrieren können, wenn Sie zuvor abgelenkt wurden. Fokussierte Zeiten sind daher besonders wichtig.

• Mit Tools wie Evernote und Todoist Aufgaben koordinieren.
• E-Mail-Postfach mit Regeln automatisieren.
• Informationen filtern und zu festen Zeiten konsumieren.
• Sprachaufnahmen für schnelle Notizen nutzen.

Eliminieren Sie Zeitdiebe und legen Sie Zeitfenster fest, in denen Sie Input zulassen. Coach Lars Bobach rät, Mitteilungen auszuschalten. Er empfiehlt außerdem eine Not-To-Do-Liste – Gewohnheiten und Zeitfresser, die Sie künftig vermeiden.

Pausen fördern das Potenzial – Zeitmanagement fördert die Gesundheit

Kein Angebot, kein Filmdreh und kein Arbeitstag funktioniert ohne Pausen. Ohne sie sinken Konzentration und Leistung. Mit eingebauten Pausen erledigen Sie in weniger Zeit mehr Aufgaben – und bleiben gesund.

“Du darfst nicht in die Falle tappen, immer produktiv sein zu wollen.”

– Thomas Mangold

Atmen Sie durch, machen Sie einen Spaziergang oder schließen Sie die Augen. Zeitmanagement kann man lernen – behalten Sie die Oberhand über Ihre Aufgaben und Ihre Freizeit.

Laden Sie sich hier kostenlos die Checkliste für Ihr persönliches Zeitmanagement herunter!