Das perfekte Onboarding – was ist das?

[vc_row margin_top=“0″ margin_bottom=“5″][vc_column][vc_single_image image=“43579″ img_size=“full“ add_caption=“yes“ alignment=“center“][vc_column_text]Onboarding: Ein Begriff, den jeder kennt, dessen Bedeutung sich die wenigsten aber voll bewusst sind. Wenn der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag scheinbar plötzlich im Büro steht und fragende Blicke den zuständigen Ansprechpartner suchen, ist etwas schief gegangen. Präziser ausgedrückt: Wenn erst am ersten Arbeitstag mit dem Onboarding begonnen wird, können Sie den Neuen auch gleich wieder nach draußen begleiten und bei der Konkurrenz absetzen. Aber was unterscheidet Onboarding von der bloßen Einarbeitung des neuen Mitarbeiters? Beim Onboarding wird der neue Mitarbeiter in das Unternehmen, dessen Abläufe und Kultur integriert. Der Prozess umfasst eine Zeitspanne von mehreren Monaten, beginnend mit dem Tag der Vertragsunterzeichnung. Ziel ist es, möglichst schnell festzustellen, ob sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer richtig entschieden haben.

 

Warum Onboarding so wichtig ist

 

Recruiting kostet: Energie, Zeit und viel Geld sind in die Mitarbeitersuche geflossen. Das Onboarding beginnt direkt nach Abschluss des Recruiting-Prozesses und ist mitunter sogar wichtiger, als das Recruiting selbst. Erst hier, in den ersten Monaten nach Vertragsabschluss, entscheidet sich, ob der neue Mitarbeiter sich in das Team einfügt und in der Lage ist, fachlich zu performen. Auch der Kollege selbst wird innerhalb der Onboarding Phasen feststellen, ob sich seine Erwartungen an Ihr Unternehmen erfüllen.

In den ersten 45 Tagen ist die Absprungrate am höchsten: Jeder fünfte neue Mitarbeiter bleibt nicht im Unternehmen. Achtzig Prozent erleben innerhalb des ersten halben Jahres eine “innere Kündigung”.

 

 

Ein Report der Aberdeen Group macht klar, dass Unternehmen mit einem ausgefeilten Onboarding Ablauf eine 66% höhere Erfolgsquote bei der Eingliederung von Mitarbeitern haben. Trotzdem sind viele Unternehmen noch immer nachlässig mit ihrem Onboarding Programm. Lesen Sie nachfolgend unseren Leitfaden, in welchem wir sieben kritische Fehler aufgelistet haben, die uns als Headhunter immer wieder begegnen. Erfahren Sie außerdem, mit welchen Aufgaben und Maßnahmen Sie Ihr Onboarding optimieren.

 

1. Onboarding kostet – kein Onboarding kostet noch mehr

 

Verlässt ein vor kurzem eingestellter Mitarbeiter das Unternehmen vorzeitig, führt das zu einem hohen wirtschaftlichen Schaden, da die Recruiting Kosten erst nach Monaten durch die Arbeitskraft des neuen Kollegen gedeckt werden. Personalbedarfsplanung, Werbung und Zeitaufwand sind einige der vielen Faktoren, die das Recruiting zu einer teuren Angelegenheit machen. Durch das frühe Ausscheiden abgebrochene Projekte und mangelnde Kundenbetreuung, sowie die nun fehlende Leistung des Mitarbeiters, sind ebenfalls Kostenfaktoren, da hier Aufträge verloren gehen können.

 

Recruiting Kosten belaufen sich auf zwei Monatsgehälter. Verliert ein mittelständisches Unternehmen einen Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttogehalt, darf es mit 8.000 € Verlust rechnen. Da Aufträge verloren gehen oder erst gar nicht eingeholt werden, beziffert sich der indirekte Schaden auf ca. 80.000 €. Im Fall einer fehlenden Führungskraft sollten Sie mit 800.000 € rechnen. Ist es Ihnen das Wert?

Laut einer Studie der Wynhurt Group bleiben Mitarbeiter nach einem guten Onboarding mit einer 58% höheren Wahrscheinlichkeit drei Jahre im selben Unternehmen. Ein Onboarding Programm verringert die Absprungrate und reduziert entsprechend den Kostenaufwand. Das Onboarding kostet mehr Zeit und Geld, als der neue Mitarbeiter zunächst an Leistung bringen wird. Ihr Ziel sollte deshalb sein, am Ende des Prozesses mehr Output zu erhalten, als Kosten entstanden sind.

 

2. Schweigen nach Vertragsunterschrift – ein Kardinalfehler im Onboarding

 

Welche Aufgaben haben Sie an Ihrem ersten Arbeitstag erledigt? Vielleicht können Sie sich daran nicht mehr erinnern. Wie sie sich gefühlt haben, ist Ihnen wahrscheinlich besser im Gedächtnis geblieben. Um dem neuen Mitarbeiter ein gutes Gefühl für den ersten Tag zu geben, sollten Sie ihn schon davor begleiten. Auch wenn er erst in ein paar Wochen mit der Arbeit beginnt, ist er bereits Teil des Teams. Aus diesem Grund beginnt das Onboarding auch spätestens am Tag der Vertragsunterzeichnung. Der Zeitraum von dort bis zum ersten Arbeitstag heißt “Pre-Onboarding”. Sich in dieser Übergangszeit schweigend zurückzuziehen, wäre ein schwerwiegender Fehler, den leider viele Personaler und Abteilungsleiter begehen. In der Folge distanziert sich der neu eingestellte Kollege vom Unternehmen. Das Risiko, ihn noch vor Arbeitsbeginn an ein anderes Unternehmen, zu verlieren, steigt. Binden Sie den Mitarbeiter an Ihr Unternehmen, indem Sie diese Wartezeit überbrücken. So können Sie ihm etwa schon erste Informationsmaterialien zuschicken und ihn zu Trainings, Messen und Feiern einladen.

Der Onboarding Prozess ist nicht zu unterschätzen! Vor allem im Vertrieb ist das Onboarding genauso aufwendig, wie das Recruiting. Xenagos hat sich auf die Rekrutierung und Eingliederung von Sales-Mitarbeitern in Unternehmen spezialisiert.

 

3. Mangelnde Vorbereitung und Organisation

 

Viele Unternehmen machen den Fehler, ihr Onboarding nicht zu planen. Doch ohne Ablaufplan entsteht beim neuen Mitarbeiter schnell ein Leerlauf – unprofessionel! Ein Konzept schafft Abhilfe. Checklisten halten die wichtigsten Maßnahmen und Aufgaben für Sie kompakt bereit, sodass Sie alles Wichtige jederzeit vor Augen haben. 

Mit dem Onboarding stellen Sie auch sicher, dass der erste Tag des neuen Mitarbeiters logistisch einwandfrei vorbereitet ist. Überprüfen Sie den Arbeitsplatz auf die technische Ausstattung und auf die Bereitstellung von Daten wie CRM-Login und wichtige Lizenzen. Möglicherweise sind auch ein Handy, sowie ein Firmenwagen geplant.

Bestens vorbereitet sind Sie am ersten Arbeitstag außerdem mit einem Willkommenspaket. So unterstützen Sie den neuen Angestellten dabei, sich schnell und einfach zu orientieren und einzugewöhnen. Ein solches Paket kann den Plan für die erste Woche, Informationen zum Unternehmen und zu den wichtigsten Ansprechpartnern, einen Plan für den Parkplatz, sowie Schlüssel, Visitenkarten und den Mitarbeiterausweis beinhalten. Da es sich bei den im Paket enthaltenen Informationen um sogenannte “canned information” handelt, müssen Sie diese nicht für jeden Onboarding Prozess neu zusammenstellen. Eine einmalige Vorbereitung genügt.

 

4. Nur eine Abteilung übernimmt das Onboarding

 

Führt nur eine Abteilung oder ein bestimmter Manager das Onboarding durch, läuft der neue Mitarbeiter Gefahr, das Unternehmen einseitig wahrzunehmen. Weisen Sie daher mehreren Abteilungen Aufgaben im Onboarding Prozess zu! Das verschafft dem neuen Kollegen einen Überblick über die Zuständigkeiten.

Mithilfe einer Onboarding Checkliste klären Sie neben den notwendigen Aufgaben auch gleich ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten. Wer in Ihrem Team übernimmt welche Aufgaben im Prozess? Im Idealfall bemühen sich sowohl die wichtigsten Kollegen und Vorgesetzten, als auch der Chef um den neuen Kollegen. Einen besonders guten und bleibenden Eindruck hinterlässt Ihr Unternehmen, wenn sich der Niederlassungsleiter am ersten Arbeitstag eine halbe bis ganze Stunde Zeit nimmt, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen und das Unternehmen vorzustellen.

Gestalten Sie jeden Prozess individuell, je nach Schnittstellen der Abteilungen zum neuen Kollegen. Ein Beispiel zum Onboarding im Vertrieb: Verkäufer vom direkten Wettbewerb benötigen eine andere Betreuung, als Branchen- oder gar Fachfremde.

 

5. Unklare Ziele und Erwartungen

 

Wenige Unternehmen beschäftigen sich mit dem Management von Erwartungshaltungen. Doch dieser Punkt ist einer der wichtigsten bei neuen Mitarbeitern. Sind Sie im Personalwesen tätig, kennen Sie vermutlich den sogenannten Employee-Life-Cycle (ELC). Er visualisiert die verschiedenen Phasen, die ein Mitarbeiter in einem Unternehmen durchläuft. Onboarding stellt einen der ersten Schritte auf der Candidate Journey des ELC dar. Erst nach einem gelungenen Onboarding Prozess kann sich der neue Kollege gut im Unternehmen entwickeln. Das Onboarding ist außerdem Grundlage, um den Mitarbeiter langfristig zu halten. Dafür sollten sowohl Angestellter als auch Arbeitgeber ihre Erwartungen erläutern. Was erwarten Sie vom neuen Kollegen und wie kann er es erreichen? Ein Zeitplan ermöglicht eine präzise Verfolgung der Entwicklung des Mitarbeiters und befähigt, in kritischen Situationen einzuschreiten. Wie alle Projekte lebt auch das Onboarding von Meilensteinen, Zeitpunkten und von klaren Zielen, welche die Führungskraft vor dem ersten Arbeitstag festlegen muss. Wir empfehlen die Definition von 45 Tage-Zielen. So bleibt noch Zeit für Korrekturen. Besprechen Sie nach 45 Tagen mit Ihrem neuen Mitarbeiter, was er getan, gelernt und erreicht hat.

 

6. Unzureichendes Feedback

 

Zu einem guten Onboarding Prozess gehört das frühe Einholen und Geben von Feedback. Erwartungen, positive und auch negative Erkenntnisse geben Ihnen und dem neuen Mitarbeiter einen guten Überblick. Sie werden über die vielen neuen, unbefangenen Informationen und damit einhergehenden Aha-Momente überrascht sein. Ein Onboarding bringt also nicht nur dem neuen Mitarbeiter etwas, sondern auch Ihnen!

Führend Sie in der ersten Arbeitswoche ein tägliches Abschlussgespräch. Erkundigen Sie sich nach

• offenen Fragen,
• Schwierigkeiten,
• den bisherigen Erfolgen
• und nach neuen Ideen.

Versuchen Sie, rechtzeitig zu erkennen, ob der Kollege über- oder unterfordert ist. Im gemeinsamen Gespräch erfahren Sie auch, wo die Defizite des Mitarbeiters liegen. Das erleichtert Ihnen die individuelle Planung von Weiterbildungen und Schulungen.

 

7. Ohne Onboarding keine Entscheidung

 

Der Onboarding Prozess, wenn man ihn dann überhaupt so nennen möchte, endet in vielen Unternehmen bereits nach zwei Wochen. Zum Ende der Probezeit wird zaghaft gefragt, wie und ob es weitergehen soll. Wird die Führungskraft in diesem Moment kalt erwischt, ist das Onboarding gescheitert. Idealerweise sind Sie als Führungskraft jederzeit über die Entwicklung des neuen Kollegen im Bilde und folglich auch entscheidungsfähig.

Ziel des Prozesses ist die Gewissheit über die Einstellungsentscheidung. Eventuell merken Sie in den ersten Wochen, dass der neue Kollege nicht in das Unternehmen passt. Er verfehlt die mit Ihnen vereinbarten 45-Tage-Ziele. Ihre Bemühungen, auf seine Schwachstellen einzuwirken, scheitern. Dann ist es Zeit, sich von ihm zu trennen. Eine solche Entscheidung treffen Sie auch zum Wohle Ihres Mitarbeiters. Schließlich kann er in diesem Job nicht glücklich und erfolgreich werden.

Die Entscheidung, einen neuen Mitarbeiter wieder zu verabschieden, bedeutet für sie als Führungskraft zunächst das Eingestehen eines Fehlers. In der Folge werden solche Entscheidungen häufig zu spät oder überhaupt nicht getroffen – der größte Fehler! Onboarding Programme dienen dazu, diese Situationen auf ein Minimum zu beschränken. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und machen Sie jederzeit entscheidungsfähig. Außerdem sorgen sie für einen transparenten Prozess für alle Beteiligten.

Sie kennen nun den Ablauf, sowie die wichtigsten Maßnahmen für die erfolgreiche Integration eines neuen Kollegen in Ihr Unternehmen. Nicht immer kann die Personalabteilung einen so umfangreichen, aber überaus wichtigen Prozess alleine durchführen. Sollten Sie Unterstützung beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter oder Führungskräfte im Vertrieb benötigen, kontaktieren Sie uns gerne! Neben einer praktischen Onboarding Checkliste erhalten Sie eine individuelle Beratung.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=“.vc_custom_1534765889054{background-color: #f9f9f9 !important;}“][/vc_column][/vc_row]