Das perfekte Onboarding – was ist das?

Onboarding: Ein Begriff, den jeder kennt, dessen Bedeutung sich die wenigsten aber voll bewusst sind. Wenn der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag scheinbar plötzlich im Büro steht und fragende Blicke den zuständigen Ansprechpartner suchen, ist etwas schief gegangen. Präziser ausgedrückt: Wenn erst am ersten Arbeitstag mit dem Onboarding begonnen wird, können Sie den Neuen auch gleich wieder nach draußen begleiten und bei der Konkurrenz absetzen. Aber was unterscheidet Onboarding von der bloßen Einarbeitung des neuen Mitarbeiters? Beim Onboarding wird der neue Mitarbeiter in das Unternehmen, dessen Abläufe und Kultur integriert. Der Prozess umfasst eine Zeitspanne von mehreren Monaten, beginnend mit dem Tag der Vertragsunterzeichnung. Ziel ist es, möglichst schnell festzustellen, ob sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer richtig entschieden haben.

Warum Onboarding so wichtig ist

Recruiting kostet: Energie, Zeit und viel Geld sind in die Mitarbeitersuche geflossen. Das Onboarding beginnt direkt nach Abschluss des Recruiting-Prozesses und ist mitunter sogar wichtiger, als das Recruiting selbst. Erst hier, in den ersten Monaten nach Vertragsabschluss, entscheidet sich, ob der neue Mitarbeiter sich in das Team einfügt und in der Lage ist, fachlich zu performen. Auch der Kollege selbst wird innerhalb der Onboarding Phasen feststellen, ob sich seine Erwartungen an Ihr Unternehmen erfüllen.

In den ersten 45 Tagen ist die Absprungrate am höchsten: Jeder fünfte neue Mitarbeiter bleibt nicht im Unternehmen. Achtzig Prozent erleben innerhalb des ersten halben Jahres eine “innere Kündigung”.

Ein Report der Aberdeen Group macht klar, dass Unternehmen mit einem ausgefeilten Onboarding Ablauf eine 66% höhere Erfolgsquote bei der Eingliederung von Mitarbeitern haben. Trotzdem sind viele Unternehmen noch immer nachlässig mit ihrem Onboarding Programm. Lesen Sie nachfolgend unseren Leitfaden, in welchem wir sieben kritische Fehler aufgelistet haben, die uns als Headhunter immer wieder begegnen. Erfahren Sie außerdem, mit welchen Aufgaben und Maßnahmen Sie Ihr Onboarding optimieren.

1. Onboarding kostet – kein Onboarding kostet noch mehr

Verlässt ein vor kurzem eingestellter Mitarbeiter das Unternehmen vorzeitig, führt das zu einem hohen wirtschaftlichen Schaden, da die Recruiting Kosten erst nach Monaten durch die Arbeitskraft des neuen Kollegen gedeckt werden. Personalbedarfsplanung, Werbung und Zeitaufwand sind einige der vielen Faktoren, die das Recruiting zu einer teuren Angelegenheit machen. Durch das frühe Ausscheiden abgebrochene Projekte und mangelnde Kundenbetreuung, sowie die nun fehlende Leistung des Mitarbeiters, sind ebenfalls Kostenfaktoren, da hier Aufträge verloren gehen können.

Recruiting Kosten belaufen sich auf zwei Monatsgehälter. Verliert ein mittelständisches Unternehmen einen Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttogehalt, darf es mit 8.000 € Verlust rechnen. Da Aufträge verloren gehen oder erst gar nicht eingeholt werden, beziffert sich der indirekte Schaden auf ca. 80.000 €. Im Fall einer fehlenden Führungskraft sollten Sie mit 800.000 € rechnen. Ist es Ihnen das Wert?

Laut einer Studie der Wynhurt Group bleiben Mitarbeiter nach einem guten Onboarding mit einer 58% höheren Wahrscheinlichkeit drei Jahre im selben Unternehmen. Ein Onboarding Programm verringert die Absprungrate und reduziert entsprechend den Kostenaufwand.

2. Schweigen nach Vertragsunterschrift – ein Kardinalfehler im Onboarding

Um dem neuen Mitarbeiter ein gutes Gefühl für den ersten Tag zu geben, sollten Sie ihn schon davor begleiten. Auch wenn er erst in ein paar Wochen mit der Arbeit beginnt, ist er bereits Teil des Teams. Aus diesem Grund beginnt das Onboarding auch spätestens am Tag der Vertragsunterzeichnung. Der Zeitraum von dort bis zum ersten Arbeitstag heißt “Pre-Onboarding”. Sich in dieser Übergangszeit schweigend zurückzuziehen, wäre ein schwerwiegender Fehler. Binden Sie den Mitarbeiter an Ihr Unternehmen, indem Sie diese Wartezeit überbrücken. So können Sie ihm etwa schon erste Informationsmaterialien zuschicken und ihn zu Trainings, Messen und Feiern einladen.

3. Mangelnde Vorbereitung und Organisation

Viele Unternehmen machen den Fehler, ihr Onboarding nicht zu planen. Doch ohne Ablaufplan entsteht beim neuen Mitarbeiter schnell ein Leerlauf – unprofessionell! Ein Konzept schafft Abhilfe. Checklisten halten die wichtigsten Maßnahmen und Aufgaben für Sie kompakt bereit, sodass Sie alles Wichtige jederzeit vor Augen haben.

Mit dem Onboarding stellen Sie auch sicher, dass der erste Tag des neuen Mitarbeiters logistisch einwandfrei vorbereitet ist. Überprüfen Sie den Arbeitsplatz auf technische Ausstattung, CRM-Zugang und wichtige Lizenzen. Bestens vorbereitet sind Sie am ersten Arbeitstag außerdem mit einem Willkommenspaket. Dieses kann Pläne, Informationen zum Unternehmen, Ansprechpartner, Parkplatz, Schlüssel, Visitenkarten und Mitarbeiterausweis beinhalten.

4. Nur eine Abteilung übernimmt das Onboarding

Führt nur eine Abteilung oder ein bestimmter Manager das Onboarding durch, läuft der neue Mitarbeiter Gefahr, das Unternehmen einseitig wahrzunehmen. Weisen Sie daher mehreren Abteilungen Aufgaben im Onboarding Prozess zu! Das verschafft dem neuen Kollegen einen Überblick über die Zuständigkeiten. Mithilfe einer Onboarding Checkliste klären Sie neben den notwendigen Aufgaben auch gleich ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten.

5. Unklare Ziele und Erwartungen

Wenige Unternehmen beschäftigen sich mit dem Management von Erwartungshaltungen. Doch dieser Punkt ist einer der wichtigsten bei neuen Mitarbeitern. Erst nach einem gelungenen Onboarding Prozess kann sich der neue Kollege gut im Unternehmen entwickeln. Das Onboarding ist außerdem Grundlage, um den Mitarbeiter langfristig zu halten. Dafür sollten sowohl Angestellter als auch Arbeitgeber ihre Erwartungen erläutern. Ein Zeitplan ermöglicht eine präzise Verfolgung der Entwicklung des Mitarbeiters. Wir empfehlen die Definition von 45 Tage-Zielen. So bleibt noch Zeit für Korrekturen.

6. Unzureichendes Feedback

Zu einem guten Onboarding Prozess gehört das frühe Einholen und Geben von Feedback. Erwartungen, positive und auch negative Erkenntnisse geben Ihnen und dem neuen Mitarbeiter einen guten Überblick. Ein Onboarding bringt also nicht nur dem neuen Mitarbeiter etwas, sondern auch Ihnen!

• offene Fragen
• Schwierigkeiten
• bisherige Erfolge
• neue Ideen

Versuchen Sie, rechtzeitig zu erkennen, ob der Kollege über- oder unterfordert ist. Das erleichtert Ihnen die individuelle Planung von Weiterbildungen und Schulungen.

7. Ohne Onboarding keine Entscheidung

Der Onboarding Prozess endet in vielen Unternehmen bereits nach zwei Wochen. Zum Ende der Probezeit wird zaghaft gefragt, wie und ob es weitergehen soll. Wird die Führungskraft in diesem Moment kalt erwischt, ist das Onboarding gescheitert. Ziel des Prozesses ist die Gewissheit über die Einstellungsentscheidung. Eventuell merken Sie in den ersten Wochen, dass der neue Kollege nicht in das Unternehmen passt. Dann ist es Zeit, sich von ihm zu trennen – zum Wohle des Mitarbeiters und des Unternehmens.

Sie kennen nun den Ablauf sowie die wichtigsten Maßnahmen für die erfolgreiche Integration eines neuen Kollegen in Ihr Unternehmen. Sollten Sie Unterstützung beim Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter oder Führungskräfte im Vertrieb benötigen, kontaktieren Sie uns gerne!