5 Fehler im Zeitmanagement – und wie sie Ihren Vertrieb ruinieren

[vc_row margin_top=“0″ margin_bottom=“5″][vc_column][vc_single_image image=“43485″ img_size=“full“ add_caption=“yes“ alignment=“center“][vc_column_text]Wenn wir die Geschichten mancher VertrieblerInnen zum Thema Zeitmanagement bei der Arbeit hören, kommt es uns vor, als würden wir uns eine nicht enden wollende Verfolgungsjagd auf einer Kinoleinwand ansehen: Schnell geschnitten, von einem Ort zum nächsten, durch dunkle Häuserschluchten, ohne Atempause, getrieben von der Angst und dem Druck, zu überleben.

Am Ende ist immer etwas zerstört.

Leider fällt das erst auf, wenn die Kamera das Ausmaß des Ganzen einfängt – viel zu spät. Im Film wird die Kulisse wieder aufgeräumt und die Zerstörung ist nicht mehr der Rede wert.

Im Vertrieb darf erst gar nichts schief gehen. Dazu trägt er zu viel zum Umsatz eines Unternehmens bei.

Er lebt von Drehbüchern, Regelungen, Leitfäden, Zielvereinbarungen – und von Stress.

Nichts wird dem Zufall überlassen, bis auf die wichtigste Ressource: Ihre Zeit. Sie werden durch den Tag geschubst von Aufgaben, die Sie eigentlich nicht mehr hätten annehmen dürfen, gejagt von der Angst, Ihre Ziele nicht erreichen zu können. Aber um das vorher einzuschätzen, brauchen Sie einen Überblick. Wie eine Kamera, die das für Sie einfängt. Sie kommen viel zu oft zu spät, als dass es noch zu entschuldigen wäre. Ihr Angebot wird nicht fertig, der Kunde kann nur noch den Kopf schütteln und zu allem Überfluss hört Ihr Smartphone nicht auf zu klingeln!

Schalten Sie es einfach mal aus.

Ja, jetzt!

Und lesen Sie sich stattdessen lieber durch, welche fünf Fehler beim Zeitmanagement Ihren Vertrieb ruinieren. Zeitmanagement ermöglicht die optimale Nutzung der vorhandenen Zeit und ein stressfreies Arbeiten durch Selbstorganisation mit Hilfe verschiedenster analoger und digitaler Methoden.

Sichern Sie sich hierzu gleich unter dem Artikel als PDF Download die Zeitmanagement Checkliste, die Ihrer Planung gefehlt hat.

Action!

 

Mangelndes Selbstmanagement: unvorbereitet heißt unproduktiv

 

Ein perfekter Auftritt hat im Vertrieb eine ähnliche Priorität, wie die Vorbereitung am Set. Leitfäden für die Kaltakquise am Telefon werden detailliert ausgearbeitet, Verhandlungsmethoden immer und immer wieder trainiert, der neue Firmenwagen kostet mehr, als manch einer in einem Jahr verdient, ebenso die Präsente für potentielle Kunden und die maßgeschneiderten Anzüge. Überall investieren Sie und Ihre Firma – das einzige, was Sie immer sparen möchten, ist Zeit. Und so verwirrend das in einem Artikel über Zeitmanagement im Vertrieb klingen mag: Erst einmal müssen Sie sich die Zeit nehmen, sie investieren, um später mehr davon zu haben. Kein Zeitmanagement ohne vorherigen Zeitverlust – klassisches wirtschaftliches Vorgehen, oder? Zeitmanagement und Selbstmanagement gehen dabei Hand in Hand. Zeit lässt sich nämlich nicht managen. Sie lässt sich nur besser nutzen. Sie hingegen können an sich selbst arbeiten und ihre Selbstorganisation verbessern.

Bevor wir uns also damit beschäftigen, wie Sie Zeit sparen können, erklären wir Ihnen zunächst, wie Sie diese sinnvoll einsetzen. Was Sie bis jetzt unterschätzt haben, ist die Tatsache, dass mangelnde Vorbereitung Ihnen zwar Zeit einspart, Ihre Produktivität aber verringert. So sehr, dass Ihr Vertrieb letztendlich darunter leidet. Hat ein Schauspieler seinen Text nicht vorbereitet, braucht es weit mehr Takes als üblich. Was heißt mangelnde Planung für Sie? Die A-Kunden sind unzufrieden, weil Sie permanent zu spät kommen, die VertrieblerInnen, weil Sie ewig für Rückmeldungen brauchen und Ihre Familie ist sauer, weil sie Sie nicht mehr zu Gesicht bekommt.

Dabei brauchen Sie nur wöchentlich etwas Zeit für die Planung der nächsten Woche, sowie täglich maximal etwa einer Viertelstunde, um den kommenden Tag zu strukturieren. Notieren Sie sich all Ihre To-Dos und Termine und sortieren Sie sie in einen Zeitplan ein. Das können Sie entweder auf Papier tun (und sich letztendlich verzetteln) oder Sie investieren direkt in digitale Zeitmanagement Methoden und verknüpfen verschiedene Systeme miteinander.

 

Mangelnde Vorbereitung spart Zeit, verringert aber Ihre Produktivität.

Der Vertrieb leidet darunter.

 

Am Set wie auch im Vertrieb gibt Ihnen Ihr Zeitplan einen Fokus und Orientierung. Jeder Task der Aufgabenliste erhält sein eigenes Zeitfenster. So können Sie sich immer auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren und haben nicht noch drei weitere Aufgaben im Hinterkopf. Diese Zeit gehört nur diesem Task. Gleichzeitig setzen Sie sich damit einen leichten Druck, der Ihnen dabei hilft, effizienter zu arbeiten. Oftmals stecken Sie nämlich mehr Arbeit in den Feinschliff, als in die eigentliche Aufgabe. Das mag bei der Erstellung eines Angebotes richtig sein, macht aber beispielsweise beim Verfassen der Mail an einen Kollegen wenig Sinn. Wie Sie als Teil Ihres Zeitmanagements Aufgaben priorisieren, haben wir Ihnen weiter unten beschrieben.

 

Bleiben Sie bei Ihrer Tages- und Wochenplanung aber realistisch: Sie wird nie zu hundert Prozent aufgehen. Zwei große neue Kunden kommen hinzu, dann stehen Sie auch noch im Stau und Meetings dauern sowieso immer viel zu lange. So schwer es Ihnen also zunächst fallen mag: Reduzieren Sie Ihre To-Do-Liste etwas und planen Sie dafür Pufferzeiten ein. So kann Ihnen Stress nichts mehr anhaben und Sie könne sich voll und ganz auf das Verkaufen oder Führen Ihres Teams konzentrieren. Gespräche mit Kunden lassen sich außerdem schneller und effektiver führen, wenn Sie sich vorher informiert und gut auf sie vorbereitet haben.

 

Ein ordentliches Zeitmanagement vermeidet auch das Problem, das nicht nur im Vertrieb um sich greift: Permanentes Aufschieben. Ihre Arbeit staut sich auf und Ihr Kopf ist immer mit einigen Zellen bei den unerledigten Aufgaben, was Ihre Produktivität beschränkt. Die Deadlines in Ihrem Zeitplan sind deshalb umso wichtiger. Haben Sie bereits einen großen Berg an Arbeit angesammelt, erfahren Sie in der Podcast-Folge zum Thema Zeitmanagement, wie Sie diesen stressfrei wieder los werden.

 

Falsche Prioritäten – Eisenhower wäre enttäuscht

 

Es bringt wenig, die Postproduktion zu starten, wenn nicht einmal das Casting abgeschlossen ist. Um Ihnen das Problem der falschen Prioritätensetzung näher zu bringen, greifen wir auf ein gängiges Beispiel zurück, das insbesondere im Vertrieb zum Balanceakt werden kann. Die E-Mail ist wichtiges Kommunikationstool und Zeitfresser zugleich. Oder wie es Zeit-Guru Ivan Blatter ausdrückt: “E-Mails sind Fremdsteuerung pur.” Er ist der Meinung, dass der Tag genau so verlaufen wird, wie Sie ihn beginnen. Heißt: Starten Sie mit unproduktiven Aufgaben wie dem endlosen Checken Ihres vollen Posteinganges, wird der Rest des Tages nicht produktiver. Denn mit Mails ergeben sich immer neue Aufgaben. Sie selbst bestimmen dann nicht mehr über Ihren Tagesablauf. Das wirklich Wichtige, das Verkaufen, der reale Kundenkontakt, die Vor- und Nachbereitung Ihrer Termine und die Erstellung von Angeboten, bleibt auf der Strecke.

Und das alles nur, weil Sie Ihre Prioritäten falsch gesetzt haben.

 

“E-Mails sind Fremdsteuerung pur.”

– Ivan Blatter

 

Keine Frage: Sie werden immer mehr Aufgaben haben, als Ihnen Zeit zur Verfügung steht. Umso wichtiger ist, dass Sie lernen, Entscheidungen zu treffen. Dabei kann Ihnen ein System helfen. Zwar ist unklar, ob Dwight D. Eisenhower wirklich danach vorgegangen ist, jedoch war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten namensgebend für die Prioritäten-Matrix: Ordnen Sie Ihre To-Do-Liste mit dieser analogen Zeitmanagement-Methode also gerne folgendermaßen:

 

 

Bevor Sie Ihre Liste nach der Eisenhower-Matrix ordnen, gibt es täglich noch zwei Aufgaben zu erledigen: Da ist zunächst einmal die sogenannte “Eat-the-Frog”-Aufgabe – die unangenehmste Aufgabe des Tages. Ohne Plan hätten Sie sie sofort auf die lange Bank geschoben. Ist sie nun abgearbeitet, kümmern Sie sich noch um die wichtigste Aufgabe des Tages.

 

Es folgen:

1. Wichtige und dringende Aufgaben, die sofort erledigt werden,
2. nicht dringende, aber wichtige Aufgaben, welche deshalb einen extra Termin bekommen,
3. nicht wichtige, aber dringende Aufgaben, die Sie, wenn möglich, delegieren können und
4. unwichtige und nicht dringende Aufgaben: Streichen Sie sie aus Ihrem Zeitplan.

 

Für den Lauf des Tages tragen Sie sich – je nach Priorität – in Ihren Zeitplan all Ihre Tasks ein. Lohnt es sich überhaupt, heute dreihundert Kilometer zu fahren oder ist das Interesse des Kunden dafür zu gering? Hat er Gesprächsbedarf? Wie lange dauert ein Gespräch in der Regel und können Sie es verkürzen oder per Telefon führen? Und muss das alles heute sein? Denken Sie daran: Zeitmanagement soll Ihnen gegen den Stress helfen – und nicht diesen neu ordnen.

 

Außerdem sollten Sie neben Ihren Aufgaben auch Ihre Kunden priorisieren. Welche Kunden bringen den meisten Umsatz und sind deshalb auch am wichtigsten? Unsere Xenagos-VerkäuferInnen besuchen beispielsweise keine C-Kunden mehr, da zu viel Zeit für zu wenig Ergebnisse investiert wird.

 

Letztendlich heißt Entscheiden auch, nein sagen zu können. Nicht jede Aufgabe müssen Sie erledigen. Ordnen Sie sie in Ihre Eisenhower-Matrix ein und wägen Sie ab.

 

Zu große Aufgaben – Kein Erfolg im Vertrieb

 

Das Angebot sollte letzte Woche schon fertig werden, aber Sie haben noch nicht einmal damit angefangen. Im besten Fall kann Sie das einen neuen Kunden kosten, im schlimmsten Fall Ihren Vertrieb ruinieren. Aber warum ist es überhaupt soweit gekommen? Das Problem liegt oft darin, dass große Aufgaben als solche auf die To-Do-Liste gesetzt werden. Schon beim Hinschauen vergeht Ihnen die Lust, zu beginnen. Lieber checken Sie Ihre Mails und verbringen zu viel Zeit bei Kunden, die Sie auch einfach kurz hätten anrufen können.

In der Regel sind die großen Aufgaben aber von höherer Bedeutung für den vertrieblichen Erfolg. Sie verlieren ihre Unantastbarkeit, wenn Sie diese Projekte in ihr Zeitmanagement mit aufnehmen und in mehrere kleine Meilensteine zerlegen, von welchen Sie jeden Tag einen oder zwei erledigen. So kommen Sie immer ein Stück weiter, haben aber auch noch genug Zeit für andere Aufgaben. Gleichzeitig vermeiden Sie lästiges Aufschieben. Ein Produzent hat schließlich auch nicht “Einen Film drehen” auf seiner To-Do-Liste stehen, sondern teilt den Prozess in Mikroschritte auf.

 

Mit kleinen Aufgaben verkehren Sie gegenteilig: Ähnliche Tasks fassen Sie also zu großen Aufgaben zusammen und bringen sie in Ihrem Zeitplan unter. Sie können natürlich, wie gesagt, ständig in Ihr Postfach schauen, weil immer wieder neue E-Mails dort auftauchen. Sie können sie aber auch sammeln und dann alle auf einmal zu einer festgelegten Zeit bearbeiten. Damit sich dabei nichts aufstaut, entscheiden Sie schnell, welche Mails welche Priorität für Sie haben. Inbox-Zero ist Ihr Tagesziel. Mehr dazu erfahren Sie von Selbstmanagement-Coach Lars Bobach im VertriebsFunk-Interview. Ihr digitales Zeitmanagement wird sich freuen!

 

Als VertrieblerIn nur einmal am Tag in die Mails gucken – geht das? Wie oben bereits angedeutet, müssen Sie als VerkäuferIn die Waage halten zwischen E-Mails als Kommunikationstool und E-Mails als Zeitfresser. Ivan Blatter ist skeptisch, wenn ihm ein Vertriebler oder eine Vertrieblerin unverzüglich antwortet. Er nimmt die Botschaft wahr: “Ich habe nichts zu tun außer Mails zu beantworten.” oder: “Ich bin leicht abzulenken und unterbreche meine Arbeit, um Mails zu beantworten.” Für Xenagos hingegen ist schnelles Handeln insbesondere in der Neukundenakquise überlebenswichtig.

Damit aber nicht alle VertrieblerInnen ihre restlichen Tasks vernachlässigen, um immer bereit für Antworten zu sein, sollten Sie in Ihrem Vertriebsteam kommunizieren, wer das schnelle Antworten übernimmt.

 

Was für alle Aufgaben gilt: Sie erledigen eine nach der anderen. Gleichzeitiges Abarbeiten endet nur in unvollständigen Ergebnissen, Stress und Frustration – schlechte Voraussetzungen im Vertrieb und auch am Filmset. Erst fertig drehen und dann geht es zum Catering.

 

Tools zum Zeitmanagement

 

Fünfzehn bis zwanzig Minuten – so lange dauert es, bis Sie sich wieder auf Ihre Aufgabe konzentrieren können, wenn Sie zuvor abgelenkt wurden.

Nun stellen Sie sich mal vor, jede Viertelstunde blinkt eine neue Mitteilung auf Ihrem Smartphone auf. Gleichzeitig schreibt eine Kollegin eine Mail, Sie wechseln schon wieder das Browserfenster, um neue Musik auszuwählen und Facebook zu checken und, und, und. Sie kommen mit Ihrer Arbeit nicht hinterher. Die Liste an Ablenkungen ist endlos. Fokussierte Zeiten sind heutzutage besonders wichtig, da Sie insbesondere digitalen Zeitfressern kaum noch entfliehen können.

Sie können sich die Technik aber auch zunutze machen, um Ihre Zeit unter Kontrolle zu bringen:

 

• Mit Tools wie Evernote und Todoist können Sie Aufgaben koordinieren.
• Automatisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach mit Regeln, sodass zum Beispiel Werbung direkt ausgeblendet wird.
• Lichten Sie die Flut an Informationen und rufen Sie für sie relevante Nachrichten und wichtiges Wissen über die passenden Kanäle ab. Zu festen Zeiten, versteht sich.
• Nutzen Sie eine Sprachaufnahmefunktion, um schneller zu schreiben.

 

Es gibt eine breite Palette an Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren. Hierbei gilt: Jeder muss für sich entscheiden, was für ihn oder sie am besten passt. Ihr Werkzeug und die technische Ausrüstung müssen in jedem Fall einwandfrei funktionieren, denn sonst entwickeln auch sie sich zur Störquelle in Ihrer Zeitplanung.

 

Eliminieren Sie auch andere Zeitdiebe und kapseln Sie sich gelegentlich komplett ab. Legen Sie Zeitfenster fest, in welchen Sie Input zulassen. Vieles kann auch einfach mal warten.

Coach Lars Bobach rät Ihnen, Ihre Mitteilungen auszuschalten. So bleiben Sie fokussiert.

Außerdem empfiehlt er eine Not-To-Do-Liste. Darauf setzen Sie sämtliche Gewohnheiten und Zeitfresser, die Sie nicht mehr stören dürfen. So lernen Sie als Führungskraft beispielsweise, Aufgaben abzugeben, die Sie selbst aufhalten und von anderen übernommen werden können. Eisenhowers Matrix lässt grüßen!

 

Pausen fördern das Potenzial – Zeitmanagement fördert die Gesundheit

 

Kein Angebot, kein Kaltakquise-Marathon und kein Filmdreh kommt ohne Pausen aus. Oft werden sie unterschätzt – vor allem dann, wenn Sie als VertrieblerIn viel unterwegs sind und Ihren Tag selbst durchtakten. Aber ohne Pausen können Sie Ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen. Sie werden müde, unkonzentriert, machen Fehler und können im schlimmsten Fall noch mal bei Null anfangen.

 

“Du darfst nicht in die Falle tappen, immer produktiv sein zu wollen.”

– Thomas Mangold

 

Atmen Sie durch! Machen Sie einen Spaziergang um den Block oder schließen Sie kurz die Augen. Widerstehen Sie der Versuchung, die digitalen Zeitfresser auszupacken, denn auch sie fordern Ihre Konzentration. Suchen Sie sich zur Entspannung einen Ausgleich zur Hektik des Vertriebsalltags. Mit gewissenhaft eingebauten Pausen erledigen Sie in weniger Zeit mehr Aufgaben – und bleiben gesund.

Selbstmanagement-Profi Thomas Mangold weiß, wie Pausen Sie effizienter machen. Er bringt es auf den Punkt: “Du darfst nicht in die Falle tappen, immer produktiv sein zu wollen.”

 

Warum Zeitmanagement wichtig ist, wissen Sie nun. Ein Vertrieb ist keine Komödie. Der Druck, Ziele zu erreichen und am Markt zu überleben, ist da. Nur wenige Abteilungen kennen Stress und Zeitdruck so gut, wie der Vertrieb eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, sich nicht davon entmachten zu lassen. Die gute Nachricht: Zeitmanagement kann man lernen. Behalten Sie die Oberhand über Ihren Kalender, Ihre Aufgaben, Ihre Freizeit. Unsere PDF Zeitmanagement Checkliste unterstützt Sie kostenlos bei Ihrer Tagesplanung. Die Tipps lassen sich auch sehr gut auf andere alltägliche Lebensbereiche wie Familie und Studium übertragen. Falls Sie aber noch Genaueres wissen möchten, finden Sie einen ausführlichen Beitrag rund um das allgemeine Thema Zeitmanagement hier.

Und nun: Film ab. Diesmal sehen wir uns dann doch eher etwas Ruhiges an.

 

Laden Sie sich hier kostenlos die Checkliste für Ihr persönliches Zeitmanagement herunter![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column css=“.vc_custom_1534765889054{background-color: #f9f9f9 !important;}“][/vc_column][/vc_row]